Система электронного документооборота W‑DOCS

Клиент

Правительство Хабаровского края

Задача

Автоматизация как процессов создания, обработки и движения документов (docflow), так и бизнес-процессов, не связанных с документами (workflow)

Проектирование и разработка

• Работа нескольких канцелярий
• Особый контроль «Контрольного управления»
• Контроль исполнения «На местах» Отчет об исполнительной дисциплине
• Версионирование документов Конвертация файлов в PDF
• Аудит действий пользователей
• Интеграция с МЭДО, Открытым регионом, ССТУ, электронной почтой

Реестр отечественного ПО

СЭД «W-DOCS» размещен в едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, запись в реестре № 5766 от 20.09.2019

Стоимость

Продукт поставляется в виде передачи права на использование лицензионного программного обеспечения на условиях простой (неисключительной) лицензии. Стоимость формируется индивидуально, в зависимости от количества пользователей, географии использования и срока использования лицензии. Запрос стоимости направлять на почту mail@thewhite.ru.

Дополнительные модули

Помимо базового продукта в систему включены модули, позволяющие интегрировать СЭД W-DOCS с другими системами, а так же модули помощи в сотрудникам, использующие в работе алгоритмы искусственного интеллекта и приобретаемые отдельно от основной системы. Стоимость каждого модуля формируется индивидуально. Для работы модулей необходимо наличие основного модуля СЭД W-DOCS. Использование данных модулей в виде отдельных систем не предполагается.

• Модуль «Классификация обращений алгоритмами ИИ» программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль «Автоматического формирования регистрационной карточки документа алгоритмами ИИ» программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль «Интеграция с системой БАРС ЖКХ» программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль автоматизированной подготовки к публикации документов из подсистемы хранения документов в подсистему «Публикация НПА» программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль локальной обработки и модификации файлов документов программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль дистанционной поддержки пользователей программного продукта СЭД W-DOCS;
• Модуль интерактивного добавления и редактирования файлов документа для программного продукта СЭД W-DOCS.

Классификация обращений алгоритмами ИИ — Модуль проводит анализ и разбор текста, загружаемых в СЭД обращений. В результате анализа модуль, используя предварительно обученную нейронную сеть, исходя из смысла обращения, определяет количество вопросов освещенных в тексте обращения. После этого, каждый вопрос, содержащийся в обращении, классифицируется модулем и присваивается код в соответствии с федеральным классификатором вопросов обращений.

Модуль «Автоматического формирования регистрационной карточки документа алгоритмами ИИ — Модуль с применением инструментов машинного зрения анализирует бланк входящего документа. После проведения анализа производится разметка документа и выделение основных информационных блоков, таких как номер и дата документ, фамилия и должность подписанта, корреспондент и т.д. После проведения разметки производится распознание документа, включая распознание основного текста документа. При этом при распознании регистрационного номера и даты документа модуль может распознавать рукописный шрифт. После распознания основного текста документа, модуль производит анализ текста. В результате анализа, модуль определяет: вид документа, рубрику, к которой данный документ относится, дело к которому относится документ, а так же ряд других важных параметров. На основе распознанных и полученных в ходе анализа текста данных формируется черновик регистрационной карточки документа, который направляется регистратору для дальнейшей работы.

Модуль «Интеграция с системой БАРС ЖКХ» — модуль спроектирован и реализован для интеграции с системой БАРС ЖКХ в части обмена обращениями. Модуль позволят в автоматическом режиме выгружать из СЭД W-DOCS отдельные обращения и передавать их в систему БАРС ЖКХ, используя специальный шлюз. Так же модуль ползовляет получать из системы БАРС ЖКХ решения по обращениям и формировать на их основе проекты исходящих документов. Для удобства администрирования модуля, в нем реализована отдельная консоль администрирования, которая позволяет полностью контролировать процесс обмена данными между двумя системами.

Модуль автоматизированной подготовки к публикации документов из подсистемы хранения документов в подсистему «Публикация НПА» для СЭД W-DOCS — Модуль предназначен для автоматического создания карточки правового документа, который готовится к публикации в подсистеме «Публикация НПА». Данный модуль позволяет использовать заранее заданные параметры и атрибуты, которые были указаны в регистрационной карточке документа в СЭД. Кроме того, модуль загружает файлы документа и его приложения, что обеспечивает полную готовность документа к публикации.

Перед тем, как документ будет опубликован, операторы системы могут внести изменения в созданную карточку и ее атрибуты, что позволяет более точно настроить документ для публикации. Таким образом, модуль автоматического создания карточки правового документа значительно упрощает процесс публикации документов в системе «Публикация НПА» и позволяет сократить время на подготовку документа к публикации.

Модуль локальной обработки и модификации файлов документов — это модуль, который был разработан для возможности редактировать и модифицировать файлы документов пользователями через мобильное приложение. Модуль включает в себя несколько функций, которые позволяют конвертировать файлы в формат pdf, добавлять комментарии, текст и графические элементы в документы, а также сохранять модифицированные файлы на устройстве.

Кроме того, этот модуль позволяет загружать модифицированные файлы к объектам СЭД, таким как резолюции, отчеты и замечания и т.п. при создании и редактировании таких объектов через мобильное приложение. Это упрощает процесс работы с документами и повышает эффективность работы пользователей через мобильное приложение.

Модуль дистанционной поддержки пользователей программного продукта СЭД W-DOCS — модуль, который разработан специально для упрощения обеспечения технической поддержки пользователей СЭД W-DOCS. Модуль позволяет подключаться и просматривать содержимое браузерной страницы пользователя СЭД и выполнять консультацию пользователя. Модуль реализован по технологии кобраузинга, что позволяет обеспечить высокий уровень безопасности клиента. Модуль позволяет: маскировать отдельные поля, записывать поключение в отдельный видео-файл, записывать логи подключения.

Модуль интерактивного добавления и редактирования файлов документа для программного продукта СЭД W-DOCS — является альтернативным инструментом, позволяющим пользователям СЭД W-DOCS взаимодействовать с файлами Системы форматов DOC/DOCX и XLS/XLSX, а именно, прикреплять соответствующие файлы указанных форматов к документам в СЭД, а также изменять редактируемые файлы данных форматов в WEB-интерфейсе Системы (в интегрированном online-редакторе) без необходимости скачивания и/или загрузки файлов на локальное рабочее место сотрудника и использования дополнительно установленного на рабочие места сотрудников специализированного программного обеспечения обеспечивающего возможность редактирования этих форматов файлов.

При этом, СЭД W-DOCS автоматически обрабатывает внесение изменения в файл, создает новую версию документа (при изменении соответствующего типа вложения в документе), а также фиксирует информацию о дате, времени и сотруднике, который вносил изменение с отображением соответствующей информации в разделе «Аудит» по документу.